El bot no se une a mi sesión: qué hacer

Sabemos que esto es frustrante, especialmente si tienes un cliente esperando. Vamos a resolverlo. La mayoría de los casos tienen una causa simple que se resuelve en menos de dos minutos.

Tabla de contenidos

• Verificación rápida (2 minutos)
• Causas comunes y soluciones
• Diagnóstico por plataforma
• Si el bot se une pero la transcripción no funciona
• Cuándo contactar al soporte

---

Verificación rápida (2 minutos)

Antes de entrar en detalles, revisa estas cuatro cosas en orden:

1. ¿La URL de la reunión es correcta?

• Ve a tu sesión en CauceOS y verifica la URL que pegaste.
• Copia la URL directamente del navegador cuando la reunión está activa, no de un correo o invitación anterior.
• La reunión debe estar activa (no pendiente de iniciar).

2. ¿La reunión ya comenzó?

• El bot solo puede unirse a reuniones activas. Si creaste la sesión en CauceOS antes de que la reunión iniciara, espera a que la reunión esté activa y luego haz clic en "Reintentar unión" en el estado de la sesión.

3. ¿El estado de la sesión muestra error?

• En tu panel de CauceOS, revisa el estado de la sesión. Si muestra "Error de conexión" o "No pudo unirse", verás el código de error. Los códigos más comunes están en esta guía.

4. ¿Tu plan tiene sesiones disponibles?

• Si excediste el cap mensual de tu plan, el bot no puede unirse. Revisa tu uso en Configuración → Billing → Uso del mes.

---

Causas comunes y soluciones

Sala de espera activada

Síntoma: El bot intenta unirse pero el estado queda en "En sala de espera" por más de 2 minutos.

Causa: Tu plataforma de reunión tiene la sala de espera activada y nadie ha admitido al bot.

Solución:

• Cuando la reunión esté activa, revisa la lista de participantes en espera. Verás al bot (con el nombre "CauceOS Copilot" o el nombre que configuraste). Admiéstelo manualmente.
• Si no quieres tener que hacer esto cada vez, desactiva la sala de espera para reuniones donde uses CauceOS, o configura una regla de admisión automática para el correo que usa el bot.

---

URL incorrecta o expirada

Síntoma: El estado muestra "Reunión no encontrada" o "URL inválida".

Causa: La URL que pegaste corresponde a una reunión que ya terminó, a una plantilla de invitación genérica o tiene un formato incorrecto.

Solución:

• Copia la URL directamente desde la barra de direcciones del navegador cuando la reunión está activa.
• Para Google Meet: la URL tiene el formato https://meet.google.com/xxx-xxxx-xxx.
• Para Microsoft Teams: la URL tiene el formato largo que incluye teams.microsoft.com/l/meetup-join/....
• Evita usar URLs de invitación que incluyen texto adicional después de la URL de reunión.

---

Permisos del organizador

Síntoma: El bot entra a la sala de espera pero es rechazado, o el estado muestra "Acceso denegado".

Causa: La reunión tiene configuración que impide la entrada de participantes externos o bots.

Solución:

• Asegúrate de ser el organizador de la reunión, o de que el organizador haya habilitado el acceso a participantes externos.
• En Google Meet: ve a la configuración de la reunión y verifica que los participantes externos puedan unirse.
• En Microsoft Teams: el administrador del tenant puede tener políticas que bloquean bots. Consulta a tu administrador de IT.

---

Límite de participantes alcanzado

Síntoma: El estado muestra "No pudo unirse: reunión llena".

Causa: La reunión ya tiene el número máximo de participantes permitidos por tu plan de Google Meet, Teams o Zoom.

Solución: Verifica el límite de participantes de tu plan de video conferencia. Los planes gratuitos de Meet tienen límites menores que los planes de pago.

---

Problema temporal del servicio

Síntoma: El bot no se une y el estado no muestra una causa clara.

Solución:

• Espera 30 segundos y haz clic en "Reintentar" en el estado de la sesión.
• Si el problema persiste, revisa el estado del servicio en status.cauceos.com.
• Si el servicio reporta estado normal, contacta al soporte.

---

Diagnóstico por plataforma

Google Meet

Los problemas más frecuentes en Meet:

• Sala de espera: Activa en reuniones de Google Workspace. Admite al bot manualmente.
• Reuniones educativas: Algunos planes de Google Workspace Education bloquean participantes externos. Consulta con tu administrador.
• Reuniones "solo para invitados": Configura la reunión para permitir que cualquier persona con el enlace pueda unirse.

Microsoft Teams

Los problemas más frecuentes en Teams:

• Políticas de tenant: Los administradores de IT pueden bloquear bots externos. Este es el caso más común en entornos corporativos.
• Reuniones de canal vs. reuniones directas: CauceOS funciona mejor con reuniones directas (no de canal).
• Sala de espera de Teams: Similar a Meet; admite al bot desde la sala de espera.

Zoom

• Autenticación requerida: Si la reunión requiere cuenta de Zoom para unirse, el bot no puede acceder. Cambia la configuración para permitir acceso sin autenticación.
• Sala de espera: Misma situación que en las otras plataformas.

---

Si el bot se une pero la transcripción no funciona

Si ves al bot en la reunión pero la transcripción en tu panel muestra "Sin audio" o está en blanco:

1. Verifica que el audio de la reunión esté activo: si todos los participantes están en mute, no hay nada que transcribir.
2. Verifica que el bot no esté en mute: en Meet y Teams, el organizador puede mutear a los participantes. El bot necesita poder escuchar, aunque no habla.
3. Comprueba la conexión a internet: una conexión inestable puede interrumpir el flujo de audio.

---

Cuándo contactar al soporte

Contáctanos si:

• Ninguno de los pasos anteriores resuelve el problema.
• El estado de la sesión muestra un código de error que no aparece en esta guía.
• El problema ocurre de forma consistente con una plataforma específica.
• Tienes una reunión importante en los próximos minutos y necesitas asistencia urgente.

Soporte: [email protected]

Cuando escribas, incluye:

• La plataforma de reunión que usas (Meet, Teams, Zoom)
• El código de error si lo hay
• La URL de la reunión (puedes ocultarla después si la sesión ya terminó)
• Una captura de pantalla del estado de la sesión en tu panel

Respondemos en horario de lunes a viernes, 9h-18h (UTC-5). Para urgencias fuera de horario, incluye "URGENTE" en el asunto.

---

Artículos relacionados

• Cómo funciona el bot virtual de CauceOS
• Tu primera sesión paso a paso

---

¿Aún tienes preguntas? Escríbenos a [email protected].